Невозврат первичных документов: накладных, счетов, товаросопроводительных документов — история, известная большинству предпринимателей и их помощников, бухгалтеров.
Казалось бы, мелочь, но все не так просто. Больно уж последствия могут быть неприятными.
Почему вообще возникают подобные ситуации?
Почему контрагенты не спешат возвращать документы?
Все очень просто и никак не связано с целенаправленным вредительством.
- Для начала простая незаинтересованность. Услугу вам оказали, деньги вы заплатили полностью. Все. Основное действие закончено. А вся эта беготня с возвратом документов — не приносящие денег, лишние усилия. Вот и не спешит ваш партнер.
- А если документ надо отправить почтой? Это же новые расходы. Одно дело, если нужно отправить одно письмо, а если таких много? Одни только почтовые расходы могут превратиться в довольно весомую статью затрат. Так что в этом случае, причиной может быть простая экономия.
- Еще бывает так, что документооборот у вашего партнера не отлажен. И столь важная для вас “первичка” может просто потеряться или оказаться в мусорном ведре. Большинство предпринимателей и организаций время от времени принимает меры для возврата документов — звонит, напоминает, пишет, ждет. Но даже при таком подходе вернуть получается не все.
Между тем, существует ФЗ «О бухгалтерском учете», который напоминает нам о необходимости подтверждать факт произведенных операций первичными документами. Да и Налоговый кодекс предусматривает штрафы за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. И суммы санкций довольно неприятные — от 10 до 30 тысяч рублей.
Нет бумажки — не было сделки/покупки/продажи/расходов.
И даже взыскать долг или штрафы по договору со своего контрагента без первичных документов вы тоже не сможете.
Как же можно подстраховаться?
- При заключении договора включите в него пункт о возврате первичных документов. Определите, кто будет ответственным. Кто будет нести расходы по доставке. Какие санкции предусмотрены в случае невозврата.
- Внутри своей организации назначайте лицо, ответственное за возврат первичных документов в полном объеме и в срок.
- Если отправляете документы по почте и ждете их возврата контрагентом тем же способом, возьмите оплату возврата документа на себя. Так вашему партнеру останется лишь отнести письмо на почту.
- Не забывайте о возможностях цифрового обмена документами. Вариантов сейчас предостаточно. Будьте в цифровом тренде.