Хранение документов
❓

“Расскажите, как хранить документы, какие и сколько?”

У каждого бизнеса своя специфика. Нет единой номенклатуры дел для всех. Она разрабатывается в зависимости от потребностей бизнеса. В сегодняшней статье я дам примерный перечень документов для предпринимателей без работников. Для организаций и бизнеса со своей спецификой, например медицинского, фармацевтического, банковского, лицензированного образовательного, бизнеса в сфере общественного питания, строительства и многих других отраслей есть дополнительные требования к срокам и документам обязательного хранения.

С чего нужно начать, если вы решили навести порядок в своих документах? Я рекомендую начать с изучения вот этого списка:

✅

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” от 22.10.2004 N 125-ФЗ.

✅

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

✅

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182).

✅

Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД).

Обязанность организаций и предпринимателей хранить документы прописана в законе об архивном деле. Если у предпринимателя нет наемных сотрудников, то изучать как хранить личные дела сотрудников ему не нужно. Законом о бухгалтерском учете предусмотрен пятилетний срок хранения первичных учетных документов с момента окончания отчетного периода. Но, учитывая, что у предпринимателей есть право не вести бухгалтерский учет, количество документов, подлежащих обязательному хранению и сроки значительно меньше.

❗

Основной принцип такой: все первичные учетные документы нужно хранить не менее четырех лет с момента окончания налогового периода. Это касается кассовых и банковских документов, договоров, переписки, путевых листов и журналов их учета, инвентаризационных описей о движимом имуществе. Данные налогового учета и документы для расчета и уплаты налогов, в том числе, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов также нужно хранить 4 года (ст. 23 и 24 НК РФ).

📌

Исключения и особенности:

✅

Если ИП на УСН или на ЕСХН получил убыток и уменьшает базу в связи с этим, то в этом случае документы хранятся в течение всего срока пользования этим правом — до 10 лет.

✅

Еще одна особенность по срокам — это хранение копий БСО. Срок хранения заполненных бланков – не менее 5 лет.
Все налоговые декларации также нужно хранить 5 лет.

✅

С отчетностью и документами, связанными с расчетом и уплатой страховых взносов все несколько сложнее. Для этих документов НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения.

✅

Документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются товарно-материальных ценностей, придется хранить постоянно.

Итак, подведем итоги – в основной массе документы предприниматель без работников должен хранить 4 года. Отдельные виды документов от 5 до 10 лет и постоянно.

Добавить комментарий

Закрыть меню
×